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Mapa de procesos del Sistema de gestión
Y procedimiento para cada proceso
de la norma ISO 21001 Versión 2025
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CATÁLOGO DE RECURSOS ISO 21001
Diseño que ilustra el sistema de gestión, sus procesos básicos e interacciones . El mapa identifica todos los procesos, misionales, estratégicos y de soporte.
Solucione desde el principio este requisito del que deriva todo su sistema.
Requisitos ISO 21001: 0.4, 0.5,, 3.4, 4.4; Anexo E
Esta diapositiva le servirá para las capacitaciones iniciales con el personal y para los comités de calidad
Requisitos ISO 21001: para capacitación de personal docente y administrativo.
Esta diapositiva no tiene costo, es nuestro aporte a los asesores y líderes de los comités de calidad.
Luego de identificados los procesos, debemos caracterizar cada uno. Esto es la entrada para redactar los procedimientos del sistema.
La ficha de caracterización indica de modo breve qué actividades se hacen, quién es el proveedor y el cliente en cada proceso.
Requisitos ISO 21001: 0.4, 0.5,, 3.4, 4.4; Anexo E
Formato estándar para reportar indicadores a la alta dirección y a las jefaturas. El formato de indicador es útil sin importar la norma o modelo que esté aplicando.
Los indicadores son elementales para medir resultados en cada proceso del sistema.
Requisitos ISO 21001: 3.13, 4.4.1.c, 9.1.4.1, A.6.2; B.6.4
Los registros son la evidencia que las actividades se han realizado. Se establecen para guardar información relevante en el servicio del sistema educativo y son un medio probatorio en las auditorías internas y las de certificación.
Proveemos un formato estándar para registrar las actividades en los procesos.
Requisitos ISO 21001: 3.11, 7.4.3.1.c, 7.5.1.N3, 8.5.4
Las encuestas son el medio universal para medir la satisfacción del usuario (postulantes, estudiantes, docentes...) respecto a los procesos.
La opinión, el feedback de sus clientes es el dato necesario para formular los planes de mejora del sistema.
Requisitos ISO 21001: 7.4.3.1, 9.1.2.1, Anexo B, Anexo C.
Plantilla que facilita redactar los objetivos de la calidad. Los objetivos hacen tangible la promesa de mejora continua. Es aquello por hacer que destacará al sistema de calidad, lo hará verse activo, funcionando, en real mejora continua.
Esta plantilla contiene un tutorial con ejemplos notables que lo guiarán en la redacción.
Este formato soluciona la redacción de objetivos de la calidad
Requisitos ISO 21001: Anexo B (B.4)
Requisitos ISO 9001: 5.1.1.c, 5.2.1.B, 6.2, 7.3.B, 9.3.2.c.2
Este procedimiento da la ruta para el proceso de selección docente ISO 21001 en los casos: docente nuevo y ratificación de antiguos. En un sistema de gestión de la calidad debe hacerse evaluación de ingreso para evaluar competencias del personal que ingresa. Luego, cada cierto tiempo debe hacerse evaluación del desempeño.
Un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión. Incluye el gráfico del mapa del proceso de selección docente.
Requisitos ISO 21001: 7.2.1, 7.2.2
"La organización debe: determinar la competencia necesaria... Asegurarse de que estas personas sean competentes..."
La nivelación de aprendizajes y refuerzo es una buena práctica, debe implementarse para elevar la eficacia formativa en toda entidad educativa. No bastan las clases. Hay que aplicar nivelación y refuerzo específico en cursos duros.
Este documento está catalogado como plantilla. Usted puede adaptarla a su contexto.
Un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión.
Incluye el gráfico del mapa del proceso de nivelación y refuerzo de aprendizajes.
Requisitos ISO 21001:
72 veces se menciona la palabra aprendizaje en la ISO 21001. Debemos enfocar en resultados de aprendizaje. La nivelación y el refuerzo van en esa ruta.
La tutoría real, verdadera, es un trabajo a dedicación exclusiva. Da soporte emocional, educa y asesora en el avance académico. Dedicación exclusiva quiere decir que el docente tutor solo hace tutoría. El tutor es un padre académico.
Este documento está catalogado como plantilla. Usted puede adaptarla a su contexto.
Es un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión.
Incluye el gráfico del mapa del proceso de tutoría.
Requisitos ISO 21001:
7 veces se menciona la palabra tutoría en la norma ISO 21001.
8.5.1.6.2 “Con respecto al método educativo de prestación, la organización debería… Aplicar tutoría”
Cómo establecer competencias para el perfil del egresado y su redacción en todos los niveles educativos. Quiénes requieren estas competencias, qué tipos de competencias existen, cuál es el valor que adquiere una persona cuando el programa educativo orienta todo su esfuerzo académico para lograr el desarrollo de las competencias y cómo redactar las competencias. Estas y otras preguntas complejas son resueltas en el procedimiento.
Es una guía completa para redactar competencias. Contiene un archivo en Word, mapa del proceso, indicador, glosario y una serie de tips resultado de mucha experiencia en gestión curricular.
Desde el comité de gestión curricular se decide el futuro de los estudiantes, este procedimiento le dará asertividad al tomar la decisión de las siguientes generaciones.
El currículo es la partitura académica, los docentes son los que toman esta creación y dan la cátedra.
Se han escrito libros sobre evaluación, este procedimiento es técnico, pragmático, efectivo y novedoso. Un aporte a las metodologías para evaluar competencias.
Este documento está catalogado como plantilla. Usted puede adaptarla a su contexto. Es un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión.
Incluye el gráfico del mapa del proceso de evaluación de competencias, indicadores y una guía completa para evaluar según el enfoque de competencias.
Requisitos ISO 21001:
14 veces se menciona la palabra competencia en la norma ISO 21001.
"Competencia: Capacidad para aplicar conocimiento y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos”
Cómo diseñar la rúbrica para evaluar aprendizajes, qué tipos de rúbricas existen, niveles de desempeño y ponderación de aprendizajes. Estas y otras preguntas son resueltas en este procedimiento que le dice paso a paso cómo calificar con esta herramienta de evaluación usada en todos los continentes.
Es un procedimiento abundante en ejemplos y nítido en la divulgación de conceptos.
Este documento está catalogado como plantilla. Usted puede adaptarla a su contexto y necesidad.
Es un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión.
Requisitos ISO 21001:
La norma ISO 21001 cita 68 veces la palabra “Evaluación” y 17 “Evaluar”.
Incluye todo lo necesario: procedimiento, mapa del proceso, indicador, glosario y dos guías, una para diseñar rúbricas y otra sobre cartas descriptivas.
¿Qué considera un plan de estudios enfocado en competencias? ¿Qué dice la norma ISO 21001 sobre el currículo y el plan de estudios? ¿Cuáles son las partes o los elementos de un plan de estudios PRO Competencias? ¿Cuándo cambiar los planificado? Estas y otras preguntas son resueltas en un manual de cabecera que viene con 7 descargables y plantillas para un plan de estudios enfocado en competencias. Podrá descargar:
1. Cursos y períodos de enseñanza
2. Plan de estudios enfocado en competencias - Teoría -
3. Procedimiento: identificación de competencias
4. Procedimiento: redacción de competencias
5. Plantilla de sílabo
6. Plantilla de carta descriptiva
7. Procedimiento para diseñar rúbricas
La norma ISO 21001 da el significado de Currículo en 3.28:
Información documentada sobre qué, por qué, cómo y qué tan bien deberían aprender los estudiantes en una forma sistemática e intencional.
Un currículo puede incluir, pero no limitado a, los fines u objetivos del aprendizaje, contenido, resultados del aprendizaje, métodos de enseñanza y de aprendizaje e indicadores de desempeño.
El sílabo es la partitura para cada curso. ¿Cuáles son los elementos de un sílabo por competencias? Estas y otras preguntas son resueltas en este descargable, plantilla para sílabos enfocados en competencias, que considera las mejores prácticas de pedagogía y andragogía. Además, adicionalmente viene la plantilla de carta descriptiva.
Podrá descargar:
1. Plantilla de sílabo por competencias
2. Plantilla de carta descriptiva
La norma ISO 21001 considera al currículo:
Puede incluir, pero no limitado a, los fines u objetivos del aprendizaje, contenido, resultados del aprendizaje, métodos de enseñanza y de aprendizaje, indicadores de desempeño, métodos de evaluación o plan de investigación relacionados con el aprendizaje.
¿Qué es el enfoque de competencias? ¿Cuál es la estrategia para la enseñanza por competencias?
Estas y otras preguntas son resueltas en esta Guía, con el mérito de que compila, resume y divulga todo lo escrito al respecto. Un ensayo de cabecera para el jefe de gestión curricular y los de su equipo.
Una hoja de ruta para lograr las competencias
Plantilla del procedimiento necesario para establecer criterios en diseño curricular, rediseño y su actualización. Este proceso es vital para las competencias en el perfil del egresado y promover sus desempeños.
Recuerde el currículo es la partitura que construye aprendizajes generales y específicos en el ciudadano.
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001:
4.2 (partes interesadas),
5.1.2 (Enfoque a estudiantes y otros beneficiarios),
6.2.2 (Objetivos) y
8.1.2 (La Org. debe planificar el diseño)
Este mapa es de alta complejidad, recomendable para sistemas maduros, eficaces y de grandes resultados.
La sistematización y estandarización empieza por fijar procesos que cumplen las buenas prácticas internacionales y de acreditación mundial.
Este mapa es el santo grial de la calidad educativa.
Con este mapa cumple los requisitos ISO 21001 para identificación de procesos y estándares de acreditación.
Plantilla del procedimiento necesario para fijar acciones en la planificación de la organización, objetivos estratégicos, docencia, tecnología y servicios, viendo aspectos académicos y administrativos de la organización.
La planificación fija rutas, metas y destino. Establece calidad, estrategia, presupuesto, inversiones, racionaliza y hace estadística de resultados. Una organización debe crecer desde la planificación
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001 de la sección 6 Riesgos, objetivos y planificación
El Plan Operativo es una herramienta fundamental en la implementación de sistemas de calidad, ya que permite traducir los objetivos estratégicos en acciones concretas y medibles. Este documento detalla las actividades, recursos, plazos y responsables necesarios para garantizar la ejecución eficaz de los procesos clave de la organización.
Su estructura facilita el seguimiento y la evaluación del cumplimiento de metas, fomentando la mejora continua y asegurando la alineación con los estándares de calidad establecidos.
Al adquirir esta plantilla, tendrás acceso a un formato profesional y personalizable.
Con esta plantilla cumple los requisitos ISO 21001:
6.2 Planificar objetivos
7 Apoyo (Logística)
8 Operación (Académica)
El Plan de Investigación es una herramienta clave para gestionar proyectos y actividades de investigación en instituciones educativas, asegurando que cada iniciativa esté alineada con los objetivos estratégicos y los estándares de calidad establecidos. Este documento detalla de manera estructurada los objetivos del proyecto, las preguntas de investigación, la metodología a emplear, los recursos necesarios y los plazos para su ejecución.
Nuestra plantilla de Plan de Investigación está diseñada para ofrecer un formato profesional personalizable.
Con este Plan cumple los requisitos ISO 21001:
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
6.2 Objetivos del sistema de gestión para organizaciones educativas y planificación para lograrlos
8.3 Diseño y desarrollo de productos y servicios educativos
El Plan de Comunicación es una herramienta indispensable para garantizar una interacción efectiva entre todos los actores involucrados en los procesos educativos y de gestión.
Este documento permite estructurar y organizar la difusión de información clave, estableciendo los canales, mensajes, frecuencias y responsables para cada tipo de comunicación. Además, asegura que la institución cumpla con los requisitos de transparencia, inclusión y acceso.
Nuestra plantilla de Plan de Comunicación ofrece un formato profesional, práctico y personalizable, diseñado para optimizar la gestión de la comunicación interna y externa.
Con este Plan cumple los requisitos ISO 21001:
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
7.4 Comunicación
5.2 Política educativa
5.3 Roles, responsabilidades y autori...
9.1.2 Satisfacción de partes interesadas
El Plan de Infraestructura es una herramienta esencial para gestionar y mejorar las instalaciones físicas y recursos tecnológicos en instituciones educativas, asegurando el cumplimiento de estándares de calidad en funcionalidad, seguridad y accesibilidad.
Nuestra plantilla de Plan de Infraestructura entrega un formato profesional y adaptable, diseñado para planificar estrategias de construcción, mantenimiento y mejora de espacios educativos inclusivos y sostenibles.
Con esta plantilla, optimizará la gestión de infraestructura como un pilar clave para fortalecer el aprendizaje y la equidad educativa.
Con este Plan cumple los requisitos ISO 21001:
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
7.1.3 Infraestructura
9.1.2 Satisfacción de las partes interesadas
Plantilla para el Plan de Desarrollo Docente, plan necesario porque fortalece competencias pedagógicas, tecnológicas e investigativas, alineándolas con las necesidades educativas actuales. Impulsa la mejora continua, la calidad educativa y la innovación en las prácticas docentes.
Este plan incluye a todo el personal, es cierto que el docente es el actor fundamental para la calidad, pero la calidad la hacen todos.
Requisitos ISO 21001:
7.1.2 y 7.2
Plantilla para el Plan de Responsabilidad Social en educación. Documento estratégico que refleja el compromiso de la institución con el desarrollo sostenible y la creación de valor social.
Este plan integra acciones destinadas a promover la equidad, la inclusión y la conciencia ambiental, abordando las necesidades de los estudiantes, las comunidades locales y el entorno en general.
La Responsabilidad Social en la ISO 21001 está conectada con la idea de que las instituciones educativas deben cumplir con estándares académicos y contribuir al bienestar de las comunidades, la inclusión social y el desarrollo sostenible, alineándose con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
Cumple requisitos ISO 21001:
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.5 Compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social
6.1.2.3 Acciones para abordar riesgos y oportunidades relacionados con la sostenibilidad y la responsabilidad social
Con estos dos (2) planes cumple los requisitos ISO 21001 de las secciones:
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
5.1 Liderazgo y compromiso
6.2 Objetivos del sistema de gestión y planificación para lograrlos
8.1 Planificación y control operacional
9.2 Auditorías internas
10.2 No conformidades
Plantilla para el modelo educativo, necesario porque guía el aprendizaje de forma estructurada y coherente, alineando objetivos y recursos con las necesidades del contexto.
Promueve la mejora continua, asegura la calidad educativa y prepara a los estudiantes para enfrentar desafíos actuales y futuros.
Requisitos ISO 21001:
Tres secciones de la norma requieren un elemento clave para cumplir los objetivos académicos: 6, 8 y 10
Esta plantilla de procedimiento para el proceso de Admisión, establece criterios para la admisión de estudiantes.
Da pauta al estudiante, a las áreas académicas y a todos los que participan en este proceso.
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001:
8.5.1.2.1 Información de preadmisión
8.5.1.2.2 Condiciones de admisión
Establecer criterios de admisión que se ajusten a:
1) requisitos de la organización;
2) requisitos del campo profesional; (educación superior)
3) requisitos debido al contenido del programa y/o enfoque pedagógico;
Este procedimiento permite cumplir requisitos ISO 2100 fundamentales para la educación.
El requisito 8 llamado “Operación” que interpretado significa el proceso educativo y todas los sub procesos que implica.
La sección 8 de la norma es la más extensa, tiene 20 páginas. Contiene los requisitos para el sistema educativo, es el SGC en toda su extensión y esplendor.
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001:
8 Operación
8.1 Planificación y control operacional
8.2 Requisitos para los productos y servicios educativos
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios educativos
8.4 Control de procesos, productos y servicios externos
El sistema es geocéntrico, gira alrededor del estudiante, el seguimiento es para ver, comprobar y registrar cuánto avanza en el propósito académico.
El sistema debe conocer al estudiante: extracto social, talentos, avance académico, problemas familiares, laborales, económicos, su salud y tendencias. De ello lo que tiene relieve es su avance y problemas académicos, de existir.
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001 especificados en el inciso 9.1 de la norma que dice:
Determinar qué necesita seguimiento, con qué métodos, criterios de aceptación y cuando se debe hacer seguimiento y medición.
Cómo organizar la investigación con los estudiantes, docentes y el posgrado.
Qué ruta tomar para obtener resultados puntualmente.
Cómo controlar, evaluar y asignar puntajes al proceso de la investigación
Esta plantilla para el procedimiento de investigación permite cumplir el requisito ISO 21001 B.10.3, que pide:
+ Garantizar la integridad del proceso de investigación y los resultados.
Esta plantilla para el procedimiento de RS permite cumplir los requisitos ISO 21001:
• Principio de responsabilidad social,
5.1.1.n
• El compromiso de la organización con la responsabilidad social, 8.5.1.2.1.a
Este procedimiento permite cumplir el proceso de graduación que la norma ISO 21001 establece.
¡Corona tu sistema educativo con un estándar que celebra el éxito de docentes y estudiantes! Nuestro procedimiento de graduación es la culminación perfecta de todos los esfuerzos, certificando el cierre del ciclo formativo con excelencia. Este documento establece un proceso claro y eficiente para garantizar que cada graduando reciba su grado y/o título con la formalidad y el reconocimiento que merece.
Esta plantilla para el procedimiento de Graduación permite cumplir los requisitos ISO 21001:
• “9.1.3.c Tasas de graduación”
• E.2 Índice de graduación (porcentaje de admisiones originales)
Esta plantilla para el procedimiento de seguimiento al egresado permite cumplir los requisitos ISO 21001, contenidos en:
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
Las edificaciones, aulas y ambientes de aprendizaje deben contribuir a desarrollar las competencias. Incluye hardware y software para el sistema educativo.
Todos los recursos materiales, forman el llamado eco sistema educativo.
Debería existir:
1. Aulas multimedia
2. Laboratorios de estudio y prácticas
3. Biblioteca física y virtual
4. Equipos
5. Hardware tecnológico
Y un largo etcétera de tangibles.
Esta plantilla para el procedimiento de seguimiento al egresado permite cumplir los requisitos ISO 21001, contenidos en la sección siete:
7.1.3 Infraestructura
7.1.4 Ambiente para educar
Este procedimiento es una plantilla flexible para que usted la adapte al proceso de Logística.
Esta plantilla para el procedimiento de logística permite cumplir los requisitos ISO 21001, contenidos en la sección siete, respecto a:
1. Compras
2. Proveedores
3. Mantenimiento
En toda organización el personal es la clave para la calidad, en los sistemas educativos, no es menos, es más, el corazón del sistema educativo es el docente. Motiva, enseña e induce al aprendizaje de conceptos y competencias.
Este procedimiento le ayudará a cumplir el requisito ISO 21001 7.1.2 que pide gestión docente y todas sus etapas: requisitos, convocatoria, examen, selección, contrata, re evaluación y depuración del staff para lograr el mejor equipo de cátedra.
La biblioteca física o virtual, es un servicio fundamental, el acceso vía internet a tutores y repositorios de investigación (son la nueva biblioteca). Su sistema de gestión debe dar este servicio de soporte y vital para los aprendizajes, en todos los niveles, estudiantes, docentes y tesistas.
Este procedimiento le permite cumplir el requisito de infraestructura educativa más silencioso para el proceso de aprendizaje y enseñanza, la biblioteca.
Este procedimiento establece criterios para realizar las actividades del proceso de Bienestar:
Un servicio complementario pero clave para la calidad es dar: asistencia social, servicio médico primario, comedores, residencias, así como la recreación y deportes para los estudiantes, docentes y personal administrativo.
Con este procedimiento usted cumple el requisito de ISO 21001 8.3.2.f que dice:
La organización debe considerar:
las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y desarrollo de los productos y servicios educativos
Este procedimiento cumple en precisar las actividades del servicio de comunicación en la Organización.
Tenga en cuenta que lo más visible en una entidad es la comunicación.
De qué manera el usuario del sistema recibe información a tiempo, con anticipación y previsión para todo lo que tiene que hacer, sea estudiante o docente. Esta maravilla se llama comunicación y es una característica muy valorada en los sistemas de gestión de la calidad.
ISO 21001 en 7.4 dice en dos páginas los requisitos para el sub sistema de comunicación:
7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
7.4.2 Propósitos de la comunicación
7.4.3 Acuerdo de comunicación
Este procedimiento da la pauta para documentar operaciones claves del sistema educativo.
¿Qué documentar?
Operaciones claves, procedimientos, notas, pagos. Todo esto crea registros, sea en papel o registros digitales en una base de datos del sistema informático.
Estos registros permiten hacer estadísticas, demostrar resultados y se auditan. Son la evidencia, la prueba de que su sistema está implementado, camina, funciona y evoluciona.
Los registros son el palpitar del sistema, el pulso. Solo un sistema que no está activo deja de registrar.
ISO 21001 en 9 requisitos fija criterios para los registros:
7.5 Información documentada
8.3.5 Salidas de diseño y desarrollo
8.5.2 Identificación y trazabilidad
8.5.4 Preservación
8.5.5 Protección
9.1.4.2.c Informes de eva. del sistema
9.3.3 Informes de revisión por dirección
10.1 Documentar no conformidades
10.3 Oportunidades de mejora
Plantilla para procedimientos del sistema de gestión. Es una estructura de textos con los pasos a seguir para realizar cada proceso, actividad, o tarea clave. Relaciona actores, procesos y áreas. Los procedimientos son necesarios para documentar la planificación del sistema.
Un procedimiento "especifica la forma de llevar a cabo una actividad o un proceso. ISO 9000" (3.4.5)
Requisitos ISO 21001:
3.11, 4.4.2, 7.1.2.2, 7.5; 8.8.1.b
